Unser Controllingteam führte im Jahr 2023 einen strukturierten Vergleich durch: Abteilung A behielt das klassische Kostenstellenbudget, Abteilung B wechselte zu aktivitatsbasiertem Budgetieren. Beide starteten mit identischer Ausgangsbasis von 840.000 Euro Jahresbudget.
Was nach 6 Monaten messbar war
Abteilung B identifizierte 3 interne Prozesse, die zusammen 12 % des Budgets beanspruchten, aber keinen messbaren Output lieferten. Diese wurden neu bewertet. Abteilung A hatte dieselben Kosten, aber keine Methode, sie einem konkreten Aktivitatstreiber zuzuordnen.
Der Zeitaufwand für die Budgetierung selbst stieg in Abteilung B um 8 Stunden pro Quartal. Das ist keine Kleinigkeit für vielbeschäftigte Führungskräfte. Dafür sank die Zahl der nachträglichen Budgetanpassungen von 7 auf 2.
Was das Experiment nicht löste
Aktivitatsbasiertes Budgetieren setzt voraus, dass Aktivitaten klar abgrenzbar und wiederholbar sind. In Projektabteilungen mit hohem Anteil an Einmalaufgaben funktioniert das schlecht. Zwei von vier Teamleitern in Abteilung B hatten Schwierigkeiten, ihre Tätigkeiten überhaupt sinnvoll zu kategorisieren.
Meine Einschätzung: Die Methode ist kein Allheilmittel, aber ein nützliches Werkzeug für Bereiche mit stabilen, wiederkehrenden Prozessen. Wer es in komplexen Projektumgebungen einsetzen will, braucht eine angepasste Kategorisierung und deutlich mehr Vorbereitungszeit.