Ich habe klassische Budgets geliebt. Übersichtlich, schnell erstellt, historisch verankert. Bis wir in einem Geschäftsjahr 190.000 Euro für eine interne Logistikfunktion ausgaben, deren Kosten niemand einer einzigen konkreten Leistung zuordnen konnte.
Der Wendepunkt im Herbst 2022
Unser externer Berater empfahl aktivitatsbasiertes Budgetieren. Ich war skeptisch: mehr Aufwand, mehr Abstimmungsbedarf, mehr Komplexität. Wir führten es trotzdem in einem Pilotbereich mit 4 Kostenstellen ein. Die Vorbereitung dauerte 6 Wochen, davon 3 allein für die Definition der Aktivitatstreiber.
Das Ergebnis: Wir erkannten, dass 22 % der Logistikkosten auf einen einzigen Prozessschritt entfielen, der sich durch eine kleine Systemanpassung um 60 Arbeitsstunden pro Quartal reduzieren ließ. Nicht spektakulär, aber konkret nachvollziehbar.
Die ehrliche Seite der Methode
Aktivitatsbasiertes Budgetieren verlangt Disziplin bei der Datenpflege. Wer das unterschätzt, erzeugt mehr Bürokratie, ohne mehr Klarheit zu gewinnen. In unserem Fall hat es sich nur deshalb bewährt, weil wir 2 Mitarbeiter explizit für die Pflege der Aktivitatsdaten eingeplant haben. Ohne diese Ressource ware das Experiment gescheitert.